Tegenwoordig kijken steeds meer bedrijven en organisaties naar manieren om het ontvangen van bezoekers of klanten veiliger, efficiënter en professioneler te maken. Digitale bezoekersregistratie is een moderne oplossing die het van oudsher papieren logboek vervangt. Door een geautomatiseerd systeem in te zetten, creëer je een strak proces voor aanmelding en vertrek van bezoekers, zodat je volledig weet wat voor bezoekers er in je gebouw aanwezig zijn. Dit is ook handig in het geval van calamiteiten. In dit artikel vind je meer informatie over digitale bezoekersregistratie, welke voordelen dit systeem biedt, hoe het systeem functioneert en waarom het voor veel organisaties een slimme stap is.
Wat betekent digitale bezoekersregistratie?
Digitale bezoekersregistratie is het proces waarbij mensen die een gebouw bezoeken zichzelf digitaal kunnen aanmelden, bijvoorbeeld via een aanmeldzuil, een QR code of bij de ingang via een tablet. In plaats van een pen en papier te gebruiken, worden bezoekersgegevens ingevoerd in een digitaal systeem. Dat biedt direct inzicht in wie er op dat moment binnen is en maakt het mogelijk om aan- en afmeldingen automatisch bij te houden.
Hoe werkt dit systeem in de praktijk?
Wanneer een bezoeker arriveert, gebruikt hij of zij een aanmeldzuil, tablet of QR-code om gegevens in te vullen. Vaak moet hij of zij akkoord gaan met privacyregels en veiligheidsvoorwaarden. Daarna ontvangt de contactpersoon binnen de organisatie een melding dat er bezoek is gearriveerd, wat enorm handig is voor de planning van de personen met externe afspraken. Aan het einde van het bezoek kan de gast zich bij vertrek digitaal afmelden, zodat het systeem up-to-date houdt wie wel en niet in het gebouw is.
Belang voor veiligheid en wetgeving
Voor veel organisaties is bezoekersregistratie niet alleen handig, maar ook cruciaal vanuit wet- en regelgeving. In noodsituaties of bij calamiteiten is het natuurlijk heel belangrijk dat je precies weet wie er op de locatie aanwezig is. Een digitale registratie zorgt ervoor dat je een actueel overzicht hebt van alle bezoekers, wat kan helpen bij calamiteiten. Daarnaast is het verwerken van persoonsgegevens gebonden aan de privacywetgeving. Een goed systeem verzamelt niet alleen de gegevens, maar beheert ze ook volgens de regels. Vaak betekent dit dat gegevens na een bepaalde periode automatisch worden verwijderd.
Digitale bezoekersregistratie kan een welkome aanvulling vormen binnen jouw bedrijf. Door papieren logboeken te vervangen met een geautomatiseerd systeem, zorg je ervoor dat je altijd weet wie er binnen is, dat je voldoet aan wettelijke verplichtingen en dat je bezoekers op een gastvrije, efficiënte moderne manier verwelkomt. Bekijk dus zeker eens de mogelijkheden via Reflex Online voor het toepassen van een digitaal bezoekersregistratiesysteem binnen jouw bedrijf.
