Het gebeurt regelmatig dat klanten hun facturen niet betalen. Of je nu een zzp’er bent, een klein bedrijf hebt of een grotere onderneming runt, zulke openstaande betalingen kunnen je financiële situatie enorm onder druk zetten. Soms gaat het zelfs zo ver, dat je een incassobureau moet inschakelen. Gelukkig zijn er ook eerdere stappen die je kunt nemen om je geld alsnog te krijgen. Hier lees je hoe je dit het beste kunt aanpakken.

Begin met een vriendelijke herinnering

Als een klant nog niet heeft betaald, begin dan met een vriendelijke herinnering. Dit kan via e-mail of telefoon. Vaak is een betalingsachterstand het gevolg van een vergissing of een administratieve fout. Stuur een nette e-mail waarin je de klant herinnert aan de openstaande factuur. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum duidelijk. Als je een klein bedrijf hebt of in een hechte gemeenschap werkt, kan een persoonlijkere benadering ook goed werken. Lokale contacten kunnen vaak helpen om het probleem snel op te lossen.

Verstuur een laatste waarschuwing

Als je na de eerste herinnering nog steeds geen betaling hebt ontvangen, is het tijd voor een formele aanpak. Stuur een laatste waarschuwing. Een officiële brief waarin je duidelijk aangeeft dat de factuur nog openstaat. Maak duidelijk dat je verdere stappen zal ondernemen als de betaling niet binnen een bepaalde tijd wordt geregeld. Dit kan betekenen dat je het dossier naar een incassobureau stuurt. Vaak zorgt deze stap ervoor dat de klant alsnog betaalt.

Zet een incassobureau in

Als de klant na de laatste waarschuwing nog steeds niet betaalt, kan het tijd zijn om een incassobureau in te schakelen. Deze bureaus zijn experts in het innen van schulden en kunnen druk uitoefenen op de betaler. Ze starten met officiële brieven en kunnen, indien nodig, juridische stappen ondernemen. Dit neemt de administratieve last van jou over, zodat je je kunt richten op andere zaken in je bedrijf.

Overweeg juridische stappen

Als je alle andere opties hebt geprobeerd en de klant nog steeds niet betaalt, kun je overwegen juridische stappen te zetten. Dit kan betekenen dat je een gerechtelijke procedure start of in extreme gevallen zelfs het faillissement van de debiteur aanvraagt. Houd er rekening mee dat juridische stappen vaak kosten met zich meebrengen, dus gebruik dit alleen als laatste redmiddel. In veel gevallen heb je je betaling al binnen met een vriendelijke herinnering, een laatste waarschuwing of door een incassobureau in te schakelen.