Efficiëntie is van groot belang voor grote bedrijven. Tegenwoordig moet alles snel en foutloos gebeuren. Goede medewerkers zijn daarvoor essentieel. Toch kan het soms lastig zijn om precies te achterhalen of medewerkers geschikt genoeg zijn of nog wat training nodig hebben voor bepaalde aspecten. Soms is het zelfs nodig om medewerkers naar andere afdelingen te plaatsen, waar ze meer kunnen met hun kwaliteiten. Om precies te weten waar de zwaktes, maar ook de sterke punten van je medewerkers liggen, kan het helpen om een skills matrix op te stellen.
Wat is een skills matrix?
Een skills matrix is een tabel waarin per medewerker goed in beeld wordt gebracht wat zijn of haar kwaliteiten zijn. Meestal wordt een skills matrix per afdeling gemaakt. Er wordt getest op een aantal vaardigheden die nodig zijn om de baan uit te oefenen. Vaak wordt er een cijfer per vaardigheid gegeven (bijvoorbeeld tussen de 0 en de 5). Op deze manier is heel duidelijk te zien wie sterk is in bepaalde vaardigheden en wie nog wat extra training kan gebruiken.
Wat gebeurt er met de gegevens?
Als je eenmaal in kaart hebt welke medewerker over welke vaardigheden beschikt en aan welke punten er nog gewerkt kan worden, kun je een actieplan opstellen. Wellicht is het nodig om wat functies te wisselen binnen het team of zelfs binnen meerdere afdelingen. Je wilt natuurlijk dat iedereen zo goed mogelijk functioneert en dat kan alleen als je medewerkers optimaal gebruik kunnen maken van hun unieke kwaliteiten.
In sommige gevallen volstaat een training om de wat zwakkere punten te verbeteren. Deze training kan zowel in groepsverband als individueel, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf en team. In het ergste geval is een medewerker over het algemeen wat minder geschikt voor het bedrijf en zal iemand van buitenaf zijn of haar taken moeten overnemen. Het is de bedoeling dat alle medewerkers in het team waardevol zijn.
Hoe stel je een skills matrix op?
Je kunt een skills matrix in Excel opstellen, maar vaak is dit veel gedoe, zeker als je later nog updates moet doen. Gelukkig bestaan er tegenwoordig standaard templates voor skills matrix, bijvoorbeeld van AG5.
Vaak staat links een kolom met daarin de namen van alle werknemers, allemaal boven elkaar. Rechtsboven staat een kolom met alle vaardigheden die mee worden genomen in de matrix. In het midden heb je de ruimte om per werknemer en per vaardigheid een cijfer te geven. De namen en de vaardigheden kunnen ook andersom staan, afhankelijk van de template die je gebruikt. En bij sommige templates maak je gebruik van kleuren (bijvoorbeeld groen, geel en rood) of symbolen om aan te geven of iemand bekwaam is in een bepaalde vaardigheid of nog niet.
In de skills matrix kun je makkelijk zien hoe groot het gat is tussen vaardigheden van verschillende medewerkers. Als er een klein gat is of een gat op slechts één of enkele vaardigheden, hoeft dit geen problemen op te leveren. Als je ziet dat er grote verschillen zijn tussen medewerkers op meerdere vlakken, moet je een strategie bedenken om dit tegen te gaan.
